Rozesílejte emaily správně

V poslední době se mi stává, že téměř každý třetí email, který dostanu, obsahuje chyby. Nebavím se přitom o problému s pravopisem, se kterým sám již mnoho let svádím nerovný boj. Bavím se o špatném odesílaní emailu jako celku.

Emailová komunikace je jedna z nejstarších forem komunikace na internetu. I přes její stáří jde stále o jednu z nejrozšířenějších. Vzhledem k její jednoduchosti a rozšířenosti je ale také email hojně zneužíván. Například pro odesílaní nevyžádané pošty zvané SPAM, nebo využívání nepozornosti adresátu, pro zjištění přihlašovacích údajů, metoda se nazývá phishing. V neposlední řadě muže ve vaší emailové schránce přistát poplašná zpráva nezakládající se na pravdě zvaná HOAX.

Na internetu ale také funguje množství technologii, které se starají o automatické rozpoznání textu zpráv a rozhodují, co z správou dělat. Jestli je zpráva prokazatelně spam, umísťují se do spamových košů. Pokud přílohy obsahují viry, většinou je příloha odstraněna. Aby vaše zprávy nekončili ve Spam filtrech, či do vaší schránky naopak neproudilo spamu najednou mnohem více, je dobré se i k Vaší emailové schránce chovat z rozvahou a dodržovat alespoň základní pravidla psaní , odesílaní a práci s poštou.

Dodržování základu při psaní emailu:

Předmět vždy vyplňujte
Každý Vámi odesílaný email by měl obsahovat předmět. Mělo by se jednat o výstižný krátký popis o čem email je. Nejen že vyplněním předmětu usnadníte čtění, ale přehled příjemci předmět je také porovnávat kontrolou spamu. Proto předmětu věnujte vždy chvíli a vypisujte jej.

Text v těle zprávy
Jelikož se většina doručovaných emailu strojově zpracovává, je dobré v emailu vždy použit nějaký ten text. Pokud totiž potřebujete odeslat příjemci pouze zip soubor a nevyplníte předmět vložíte přílohu bez dalšího textu a dáte „odeslat“. Budou se na tento email divat automatické kontroly úplně jinak, než když napíšete email z předmětem „zasílám slíbený soubor“ a do textu emailu vložíte jedinou větu „Zasílám ti soubor, který jsem ti slíbil. Pěkný den.“ Nejen, že se takhle email lépe čte, ale také z velkou pravděpodobností projde bez problému antispamovou ochranou.

V emailu neposílejte velké soubory
V dnešní době není problém vytvořit email, který obsahuje veliké soubory. Stačí mít průměrný digitální fotoaparát, vyfotit pět fotek a v plném rozlišení – rázem máte 25 mb dat. Nezapomínejte, že email jako takový vznikl v době, kdy internetem procházely b a kb, nikoliv desítky mb. Schránky dnešních uživatel nemusí byt nutně bezedné. Existují emailové společnosti, které maximální velikost přijatých souboru omezují na 20 mb a nebo hlídají velikost schránky příjemce. Také někteří příjemci mohou mít stahování emailu i do mobilu. V takovém případě by příjemce mohl do telefonu stáhnou velký objem dat zbytečně. Pokud někomu zasíláte nebo chcete zaslat větší objem dat, je dobé využít například služby letecké pošty, či jiného uložiště kam můžete soubory uložit a příjemci poté jen poslat email s odkazem, kde si muže soubory stáhnout. Nezatěžujete tak prostor emailu příjemci a dáte mu navíc možnost si soubory stáhnout, jakmile je bude potřebovat. Návod na posílání velkých souboru najdete Zde

Nepřeposílejte emaily typu přepošli dál a budeš mít štěstí
V emailových schránkách jednu dobu kolovaly emailu, typu přepošli třem přátelům do deseti minut nebo nebudeš mít štěstí a podobně. Účelem emailu bylo, aby se rozesílal na spoust dalších a dalších adres. Pokud přeposíláte email dalším lidem k emailu, který jste dostaly se připojí další část a ta se odešle. V těle, který jste ale dostali už jsou obsazeny i adresy kam email putoval před tím, než se k Vám dostal. Pokud email pošlete dál přidá se do emailu i vaše adresa. Pokud ji Váš příjemce také přepošle někomu dalšímu dostane se do ruky dalšího příjemce,email se všemi lidmi na které email šel. Pokud se k takovému email poté dostane člověk nebo stroj, který se stará o odesílaní spamu má naráz adresu emailu všech, kteří email přeposlaly a může vesele rozesílat SPAM i Vám.

Při odesílaní emailu více příjemcům používejte Skryté kopie
Vaše adresa je jen Vaše také nechodíte po městě a všem na potkání neříkáte, kde bydlíte. S emailem je to podobné. Aby se Vaše schránka nehemžila spamem, je dobré svou adresu sdělovat jen lidem se kterými komunikovat chcete. Pokud už Vám někdo napíše, chovejte se k jeho adrese stejně a nesdělujte jej dalším lidem. Pokud tedy musíte poslat email na více kolegů, kteří své adresy navzájem znají je pravděpodobně jedno, že se navzájem příjemci vidí. Pokud však odesíláte email zákazníkům či lidem, kteří navzájem své adresy neznají, měli by jste dbát i na soukromí těchto kontaktů a neposílat email, tak aby si všichni mohly přečíst komu, že to vlastně píšete. Používejte tedy pro odesílaní emailu pro více příjemců pole skryté kopie. V takovém případě totiž příjemci dostanou email, ale ostatní příjemce dále neuvidí.

Přes 80% všech emailu, které se každým dnem odešlou představuje nevyžádaná pošta neboli spam. Spam rozesílají jak zavirované počítače, tak celé sítě, které jsou vytvářeny pouze na rozesílaní nevyžádané pošty. Technologie, které se starají aniž by jsme o tom věděli, o test každého emailu neexistují 100% někdy propustí email který je jednoznačně spam jindy zase vyhodnotí korektní email špatně. Zkuste se dodržovat následující základní pravidla a tím můžete ochránit nejen svou schránku před emaily, které nechcete ale také své kontakty. Nezapomínejte také, že email je bezplatný systém komunikace a doručení vašeho emailu nikdy nikdo nebude garantovat. Pokud posíláte důležité dokumenty nebo čekáte rychlejší reakci z druhé strany, vždy je dobré se z příjemcem spojit a zeptat se jej zda o emailu ví, zda dorazil či ne.